200-125 300-115 200-105 200-310 640-911 300-075 300-320 300-360 642-998 QV_DEVELOPER_01 400-101 700-501 117-201 70-696 700-505 600-199

Управление запасами, или Формула идеального склада

Математика — самая надежная форма пророчества.
В. Швебель

Представьте себе ситуацию: клиент запрашивает товар, которого у вас нет. Такое положение дел, когда вы мчитесь и организуете все, что нужно, в течение одного дня, — абсолютно нормально для стартапа. Однако это весьма некомфортно для развитой компании со штатом менеджеров по продажам.

Сегодня мы будем говорить о том, как правильно организовать работу со складскими запасами, чтобы свести возникновение подобных ситуаций к минимуму.

Пустой склад и вал заказов

В начале разговора о складских запасах хочу поделиться с вами своим личным опытом. В разгар лета, сезона ремонтов и строек, в нашу компанию, занимающуюся поставками светотехники, заказы сыпались как никогда. Но выполнить их не получалось: все разобрали, и склады были пусты.

Такого рода ситуация неприятна по ряду причин:

    1. Упущенная продажа. Это деньги, которые вы не заработали.

    2. Потерянный клиент. В следующий раз он к вам может уже не обратиться.

    3. Подарок конкурентам. Да, именно так. Вы подарили кому-то из них клиента.

Отсутствие необходимого товара на складе — одна из самых популярных, но далеко не единственная проблема работы с запасами. Например, товарам с коротким сроком годности могут грозить списания:

Эпидемия гриппа. Школьные каникулы продлили, все разъехались по дачам, друзьям и в отпуска — праздник для детей, но не для точки молочных коктейлей в торговом центре: продажи упали. Так как у владельцев не получилось вовремя это предугадать, затраты на списание просроченной продукции выросли в два раза.

Другое неприятное последствие ошибок при работе с запасами — затаривание склада неликвидом — когда вы замораживаете деньги в товар, а он никак не продается. Если на эту проблему не обращать должного внимания, товар, как правило, устаревает. Особенно это актуально для компаний, работающих с техникой: то, что стоило безумных денег пару лет назад, сегодня просто мусор.

В этой статье мы обсудим, как эффективно управлять запасами и избегать подобных проблем. Эта тема не для слабонервных — потребуется много расчетов, работы со статистикой и таблицами Excel. Однако наградой вам будет уменьшение числа потерянных клиентов и, как следствие, увеличение объема продаж.

Методы управления запасами

Какие методы управления запасами в основном используют малые и средние бизнесы России? Как правило, это опыт и интуиция. Бесспорно, это многого стоит. Тем не менее я хочу рассказать вам о базовых принципах планирования и управления запасами, которые используются крупнейшими компаниями во всех отраслях и позволяют им минимизировать упущенные продажи при умеренных затратах на запасы.

Вопреки многим предрассудкам, это реально и весьма полезно даже для совсем небольшого бизнеса.

Выстроить эффективную систему управления запасами можно по следующему алгоритму:

    1. Группировка ассортимента.

    2. Ведение статистики.

    3. Контроль над потерянными продажами.

    4. Анализ и обработка статистики.

    5. Построение прогноза продаж.

    6. Расчет модели запасов.

    7. Расчет заказа на закупку.

Теперь давайте рассмотрим подробно каждый из этих пунктов, кроме двух последних. Их мы подробно осветим в следующей статье.

1. Группируем ассортимент

Первое, с чего начинается грамотное управление запасами, — это работа с ассортиментом.

Планировать продажи и закупки по каждому продукту — слишком большая работа, а зачастую просто невозможная.

Более того, подобный прогноз никогда не будет точным. Поэтому необходимо выделить группы продуктов, на основе которых будет строиться прогноз продаж. Например, для цветочной сферы — это, в первую очередь, виды цветов, а также аранжировка (зелень) и аксессуары. Помимо этого, важно, чтобы в салоне поддерживался ассортимент разного цвета и тонов. Исходя из этих данных, получаем деление ассортимента по двум критериям: вид и цвет.

2. Начинаем вести статистику продаж

Я надеюсь, многие из вас уже ведут статистику продаж в определенном виде, например, в денежном выражении. Однако теперь нас интересует объем проданной продукции в штуках/тоннах/головах.

Ряд индустрий может столкнуться с рядом сложностей, например, в чеках может значиться «композиция» или «набор», а из чего они состояли, узнать не представляется возможным.

В этом случае статистику можно вести от закупок. Для этого можно использовать формулу:

    Продажи = a — b + с — d, где

    а — сколько было закуплено,

    b — сколько было браком (пересортица, списано по сроку годности),

    с — остаток на начало периода,

    d — остаток на конец периода.

Пример Excel-файла для этого метода:

Подобный файл лучше всего заполнять по мере поступлений и списаний товара. При этом для каждой новой недели нужно начинать новый лист в книге Excel, чтобы в итоге мы располагали понедельной статистикой продаж.

3. Начинаем контролировать количество потерянных продаж

Если мы ставим себе цель уменьшить упущенные продажи, то для начала нужно начать их измерять.

Например, клиент хотел купить 50 светильников типа ДРЛ 250, но нашего аналога СДУ 95 не было в наличии. Соответственно, 50 штук СДУ 95 — потерянные продажи. Суммируя цифры по итогам месяца, мы сможем подсчитать количество случаев потерянных клиентов и процент потерь:

Количество непроданного / Количество запрашиваемого

4. Анализируем и обрабатываем статистику

Планирование продаж начинается с обработки статистики — сглаживания пиков и провалов. Мы сознательно искривляем статистику, убирая из нее эффекты от несистемных, разовых удачных продаж и, наоборот, нестандартных провалов, отсутствия продаж.

В итоге у нас должны получиться два файла:

    1. Действительная статистика продаж.

    2. Очищенная статистика продаж.

5. Строим прогноз продаж

После того как у нас появилась очищенная статистика продаж хотя бы за один месяц, мы можем начать строить прогноз продаж. В этом процессе можно выделить несколько основных этапов:

    1. Расчет статистического прогноза.

    2. Корректировка месячного прогноза.

    3. Составление прогноза до уровня продукта.

    4. Разбивка месячного прогноза на недели.

Конечно, мы можем просто продлить статистику и получить ожидаемые продажи следующего месяца. Однако в бизнесе есть факторы, влияющие на объем продаж, которые можно и нужно предугадывать. Например:

    Национальные праздники: 8 марта, 14 февраля, Новый год и 1 сентября. В эти дни объем продаж сильно увеличивается почти во всех сферах. Однако также меняются пропорции продаж по типам продукции.

    Время года. Лето, сезон отпусков — это мертвый сезон для розничного бизнеса, объемы продаж очень низкие. При этом у каждого сезона есть свои тенденции, например, цвет: весной и летом люди предпочитают холодные цвета, осенью и зимой — теплые.

    Рекламные акции. Если у вас стартует специальное предложение, которое широко анонсируется, следует ожидать увеличения продаж.

    Школьные каникулы, о которых мы уже говорили. Время, когда люди уезжают

    из города, негативно влияет на объем продаж.

Таким образом, корректируем общий объем продаж по статистическому прогнозу и пропорции по группам продуктов.

В качестве примера попробуем построить прогноз продаж белых iPhone на май для магазина сотовых телефонов. Допустим, у нас есть годовая очищенная статистка продаж, на основе которой мы можем предположить, что среднемесячный объем продаж составляет 1000 телефонов. В среднем iPhone составляют 10 % наших продаж (процент рассчитывается от штук, а не от суммы в рублях).

Вносим изменения:

    1. Увеличиваем общий объем продаж из-за праздников 1 и 9 мая на 20%.

    2. Запускаем акцию на все товары Apple и ожидаем увеличение пропорции продаж iPhone с 10 до 20 %.

В итоге мы ожидаем продать всего: 1000×1,2 = 1200 телефонов.

Из них 1200×0,2 = 240 iPhone.

Допустим, магазин продает 2 вида iPhone: белые и черные. Для того чтобы рассчитать продажи каждого из них, можно использовать статистическую пропорцию, то есть соотношение продаж этих двух видов. В нашем случае эти два телефона продавались в пропорции 20 белых на 80 черных.

Исходя из этих данных, мы рассчитываем, что за май мы продадим 240×0,2 = 48 белых iPhone.

Основное правило построения прогнозов — «От большего к меньшему».

Если мы будем пытаться спрогнозировать продажи по каждой конкретной модели телефона — это будет весьма неточно и займет много времени. В то время как подход, описанный выше, имеет прозрачную логику и позволяет довольно быстро строить точные прогнозы с помощью Excel.

После того как мы получим готовый план продаж на следующий месяц, его нужно разбить по неделям. В ряде случаев продажи внутри месяца будут происходить более или менее равномерно, тогда нам просто надо поделить месячный прогноз пропорционально количеству дней. Но бывает и по-другому: например, 90 % продаж за март произойдут в первые две недели.

6. Измеряем точность прогнозов

После того как мы построили прогнозы продаж, нужно начать измерять их точность. Так мы сможем понять, насколько им можно доверять и как их улучшить. Для этого нужно просто сравнить то, сколько мы планировали продать, и то, сколько мы продали, по формуле:

Реально продано (шт.) / Планировали продать (шт.)

К примеру, мы планировали продать 80 iPhone, а продали 68. Значит, показатель точности прогнозов составляет 68/80 = 0,85.

Если показатель точности планирования окажется больше 1, значит, случилась перепродажа. Возможно при прогнозировании продаж на следующий месяц, нужно заложить большее количество. И наоборот, показатель меньше 1 означает «недопродажи». Возможно, мы слишком оптимистичны, и в следующем месяце следует ожидать меньшего количества продаж.

Точность планирования можно рассчитывать на разных уровнях, таких как:

    1. Общий объем продаж.

    2. Группы продуктов.

    3. Конкретный продукт.

При этом прогноз всегда будет точнее на более высоком уровне группировки.

Один из основных способов улучшить точность прогнозов — накопить большую статистику.

Она не только позволит с высокой точностью определить средний объем продаж, но и поможет рассчитать корректировки на сезонность, праздники, маркетинговые активности и прочее.



Комментариев: 3
Ольга
5 лет назад

Да, это целая наука! Интересно, те, кто ее освоил, быстро добились результатов?

Ответить
Александр
5 лет назад

Очень запутанно и я не сильно понял для чего это надо. Почти у всех установлена 1С. Там все Планирование Закупок представлено. Только меня стандартная аналитика не устроила и я заказывал программисту написать специальную программу. В результате при нажатии кнопки Сформировать, выводится таблица с ТМЦ того поставщика кому планирую составить Заказ. Также в данной таблице по каждому товару присутствует: количество, цена, и дата последнего поступления. Здесь же выведены остатки по магазинам. Есть отдельная графа планируемого количества продажи по каждому магазину в которой выводится количество которое планируется продать за определенное количество времени и по каждому товару. В этой обработке я и делаю заказ, т.е. на против каждого товара, в соответствии с представленной анализом продаж и остатков проставляю количество товара которое мне необходимо закупить.

Ответить
Ренат
4 года назад

Что продажи увеличиваются во время праздников не всегда верно для всех видов товаров. У нас отделочные материалы - продажи самые низкие как раз во время праздников!

Ответить
Оставить комментарий